Làm thế nào để sự kiện thực sự bùng nổ, thu hút khách hàng tiềm năng và gia tăng nhận diện thương hiệu? Câu trả lời chính là truyền thông sự kiện hiệu quả! Trường Doanh nhân HBR mang đến cho quý doanh nghiệp bài viết chi tiết về cách lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện từ A đến Z, cách viết bài và kế hoạch mẫu chi tiết.

1. Truyền thông sự kiện là gì? Vai trò và nguyên tắc

Trước hết, hãy cùng Trường Doanh nhân HBR tìm hiểu khái niệm truyền thông sự kiện, vai trò của hoạt động này và các nguyên tắc quan trong.

1.1. Truyền thông sự kiện có vai trò gì?

Truyền thông sự kiện bao gồm các hoạt động nhằm quảng bá thông tin và hình ảnh của một sự kiện cụ thể đến với khách mời, công chúng và đối tượng mục tiêu khác. Một số hoạt động truyền thông cho sự kiện là thông cáo báo chí, quảng cáo, marketing trực tuyến, PR…

Tầm quan trọng của kế hoạch truyền thông cho sự kiện thể hiện qua các lợi ích sau đây:

• Tăng nhận thức về sự kiện, giúp cho nhiều người biết đến sự kiện hơn.
• Thu hút người tham dự và tăng tỷ lệ khách mời tham gia.
• Tạo dựng thương hiệu và uy tín của thương hiệu tổ chức sự kiện.
• Tạo dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác, báo giới, công chúng…
• Thu thập dữ liệu về khách hàng tiềm năng để phục vụ cho các hoạt động marketing sau này.

1.2. Những nguyên tắc của truyền thông cho sự kiện

Có 4 nguyên tắc quan trong trong truyền thông sự kiện, gồm có:

• Hiểu rõ đối tượng công chúng và mục tiêu của sự kiện: Doanh nghiệp cần xác định rõ đối tượng mục tiêu muốn truyền thông là ai: độ tuổi, giới tính, sở thích, hành vi… để xây dựng nội dung phù hợp, thu hút sự chú ý và quan tâm của họ. Làm rõ mục tiêu cụ thể của chiến dịch truyền thông là rất quan trọng. Mục tiêu cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn kênh truyền thông phù hợp, xây dựng nội dung hiệu quả và đo lường hiệu quả chiến dịch. Ví dụ như tăng nhận thức về sự kiện, thu hút người tham dự, quảng bá sản phẩm/dịch vụ, hay xây dựng mối quan hệ… 
• Nhất quán về nội dung truyền thông, đảm bảo sự phù hợp với hình ảnh thương hiệu: Hãy sử dụng thông điệp, hình ảnh và ngôn ngữ nhất quán trên tất cả các kênh truyền thông để tạo sự nhận diện thương hiệu và sự chuyên nghiệp cho sự kiện. Đội ngũ truyền thông cần đảm bảo nội dung truyền thông phù hợp với hình ảnh và giá trị cốt lõi của thương hiệu.
• Chiến dịch truyền thông sự kiện cần có những ý tưởng đột phá để tạo hiệu ứng lan tỏa và thu hút sự chú ý của công chúng: Để truyền thông sự kiện đạt hiệu quả tốt nhất, đội ngũ marketing nên tiến hành brainstorm để tìm ra các ý tưởng sáng tạo, độc đáo để thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng với khách hàng. Đừng quên tận dụng các xu hướng mới nhất trong truyền thông để tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn.
• Lập kế hoạch dự phòng và quản lý rủi ro cho sự kiện để đảm bảo luôn có phương án hành động trong các trường hợp ngoài ý muốn: Nên lập kế hoạch chi tiết cho các tình huống rủi ro và có phương án giải quyết phù hợp. Người chịu trách nhiệm cần theo dõi sát sao quá trình triển khai chiến dịch truyền thông và điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo hiệu quả.

2. Cách lập kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả

Sau đây Trường Doanh nhân HBR sẽ giới thiệu đến quý doanh nghiệp các bước lập kế hoạch truyền thông trước trong và sau sự kiện:

2.1. Trước sự kiện

Lập kế hoạch cho việc truyền thông thông trước sự kiện bao gồm các bước như sau:

Bước 1 –  Xác định mục tiêu truyền thông cho sự kiện

• Mục tiêu nhận thức: Tăng nhận thức về thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ mới hoặc giới thiệu sự kiện sắp tới.
• Mục tiêu thu hút: Thu hút khách hàng tiềm năng, thu thập thông tin liên hệ hoặc thúc đẩy đăng ký tham dự sự kiện.
• Mục tiêu chuyển đổi: Thúc đẩy doanh số bán hàng, tăng tỷ lệ chuyển đổi hoặc tạo ra leads tiềm năng.

Ví dụ cách đặt mục tiêu: “Tiếp cận 10.000 người trong vòng 1 tháng trước sự kiện, thu thập 500 thông tin liên hệ và tăng 20% lượt truy cập website”

Bước 2 – Xác định đối tượng truyền thông của sự kiện

• Tìm hiểu thông tin về nhân khẩu học, sở thích, hành vi và thói quen sử dụng Internet của đối tượng mục tiêu.
• Nghiên cứu các kênh truyền thông mà họ thường xuyên truy cập và tương tác.

Ví dụ như đối tượng mục tiêu của sự kiện là: chuyên gia marketing kỹ thuật số trong độ tuổi 25 – 45, có sở thích tham dự hội thảo, cập nhật xu hướng marketing mới nhất, sử dụng mạng xã hội và email.

Bước 3 – Lựa chọn kênh truyền thông cho sự kiện

Có rất nhiều kênh truyền thông khác nhau, việc chọn lựa kênh nào sẽ phục thuộc vào đối tượng, mục tiêu truyền thông, ngân sách, nhu cầu của doanh nghiệp.

• Mạng xã hội (Facebook, TikTok, Instagram): Phù hợp để tiếp cận đối tượng rộng, tạo tương tác và chia sẻ nội dung sôi nổi.
• Email marketing: Gửi email trực tiếp đến đối tượng mục tiêu để truyền tải thông tin chi tiết về sự kiện, khuyến khích đăng ký tham dự và cung cấp ưu đãi.
• Website: Đăng tải thông tin lên website chính thức hoặc tạo landing page riêng cho sự kiện để cung cấp thông tin đầy đủ, thu thập thông tin đăng ký và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp.
• Quảng cáo trực tuyến: Chạy quảng cáo nhắm mục tiêu trên Facebook, Google Ads, YouTube… để tiếp cận đối tượng tiềm năng một cách hiệu quả.
• Influencer marketing: Hợp tác với những người có ảnh hưởng trong lĩnh vực liên quan để quảng bá sự kiện đến đối tượng mục tiêu tiềm năng.
• Kênh truyền thông truyền thống: Kết hợp báo chí, truyền hình, radio để tiếp cận đối tượng rộng rãi, đặc biệt là những người ít sử dụng internet.

Bước 4 – Phát triển concept và xây dựng nội dung truyền thông

Concept truyền thông, hay còn gọi là ý tưởng truyền thông bao gồm thông điệp cốt lõi và phong cách tổng thể của chiến dịch truyền thông mà doanh nghiệp muốn truyền tải để đối tượng mục tiêu thông qua các kênh truyền thông đã chọn.

Nội dung truyền thông sẽ được xây dựng xoay quanh concept truyền thông sự kiện:

• Sử dụng storytelling: Kể câu chuyện hấp dẫn về thương hiệu, sản phẩm/ dịch vụ hoặc lý do tổ chức sự kiện để thu hút sự chú ý và tạo ấn tượng sâu sắc.
• Tạo nội dung đa dạng: Kết hợp bài viết blog, infographic, video, ảnh, livestream…
• Tương tác với cộng đồng: Kịch bản tạo cuộc thảo luận sôi nổi trên các kênh truyền thông, trả lời bình luận, giải đáp thắc mắc.

Ví dụ các nội dung truyền thông sự kiện bao gồm: bài viết blog, Infographic về lợi ích tham dự sự kiện, video giới thiệu hậu trường chuẩn bị sự kiện, livestream phỏng vấn khách mời uy tín.

Bước 5 – Lập kế hoạch hành động chi tiết theo thời gian

Trong bước tiếp theo, đội ngũ marketing và sự kiện cần lập bảng kế hoạch hành động:

• Lên kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động truyền thông, bao gồm thời gian hoàn thành, người phụ trách và ngân sách. Có thể áp dụng sơ đồ PERT hoặc sơ đồ GANTT.
• Dùng công cụ quản lý dự án như Asana, Trello, Jira để theo dõi tiến độ thực hiện, phân công nhiệm vụ và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
• Xác định các chỉ số đo lường hiệu quả (KPI) cụ thể cho từng hoạt động truyền thông để đánh giá hiệu quả và điều chỉnh chiến lược.

Ví dụ kế hoạch hành động theo timeline:

• Tuần 1: Tạo nội dung bài viết blog và infographic giới thiệu sự kiện.
• Tuần 2: Chạy quảng cáo Facebook và Instagram nhắm mục tiêu đến đối tượng mục tiêu.
• Tuần 3: Gửi email marketing đến danh sách khách hàng tiềm năng.
• Tuần 4: Livestream phỏng vấn chuyên gia và tổ chức minigame trên mạng xã hội.

Bước 6 – Dự trù phương án và tính toán ngân sách

Đáp ứng nguyên tắc quan trọng trong truyền thông sự kiện, doanh nghiệp cần tiến hành dự trù phương án ngay từ bước lập kế hoạch truyền thông như sau:

• Phân tích SWOT: Xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của chiến lược truyền thông để dự trù các rủi ro tiềm ẩn.
• Lên phương án dự phòng: Xác định tình huống rủi ro và lập kế hoạch hành động chi tiết cho trường hợp rủi ro xảy ra.
• Lập ngân sách chi tiết: Dự toán chi phí cho từng hoạt động truyền thông, bao gồm chi phí quảng cáo, chi phí thiết kế, chi phí nhân sự,…
• Sử dụng công cụ quản lý ngân sách: Sử dụng các công cụ như Google Sheets, Excel để theo dõi và quản lý ngân sách hiệu quả.

Ví dụ:

• Rủi ro sự kiện: Mạng xã hội bị gián đoạn, website gặp sự cố kỹ thuật, số lượng người tham dự thấp hơn dự kiện cần có phương án mở rộng băng thông.
• Ngân sách: 20 triệu đồng cho quảng cáo, 10 triệu đồng cho thiết kế, 5 triệu đồng cho nhân sự. Dự trù thêm 15% trên tổng ngân sách.

Bước 7 – Triển khai hoạt động truyền thông theo kế hoạch và giám sát hiệu quả

Doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu như Google Analytics, Facebook Insights, MailChimp… để theo dõi hiệu quả của từng hoạt động truyền thông. Phân tích dữ liệu thường xuyên sẽ giúp đội ngũ chịu trách nhiệm có thể điều chỉnh chiến lược truyền thông ngay khi cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả và giúp sự kiện được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi.

2.2. Trong sự kiện

Để thu hút sự chú ý và tạo tiếng vang cho sự kiện, việc truyền thông hiệu quả trong khi sự kiện đang diễn ra là rất cần thiết. Sau đâu là các bước để truyền thông trong sự kiện:

Bước 1 – Chia sẻ khoảnh khắc trực tiếp

Hãy sử dụng mạng xã hội như Facebook, Instagram, Twitter để chia sẻ hình ảnh, video và livestream trực tiếp các hoạt động nổi bật trong sự kiện. Để tăng mức độ phủ sóng các kênh, doanh nghiệp nên khuyến khích người tham dự chia sẻ khoảnh khắc của họ bằng cách sử dụng hashtag sự kiện.

Bước 2 – Tương tác với người tham dự

Đội ngũ truyền thông sự kiện có thể tạo các cuộc thảo luận và hỏi đáp trực tuyến để thu thập phản hồi và ý kiến của người tham dự hoặc trực tiếp giao lưu và trò chuyện với người đang tham dự.

Bước 3 – Sử dụng các công cụ truyền thông để theo dõi

Bao gồm: các công cụ hashtag tracking để theo dõi mức độ lan truyền của hashtag sự kiện, phân tích mạng xã hội để đo lường hiệu quả của các hoạt động truyền thông…

Bước 4 – Cung cấp thông tin cập nhật

Hãy chia sẻ thông tin về chương trình sự kiện, địa điểm, diễn giả và các hoạt động khác trong quá trình diễn ra sự kiện, cung cấp thông tin hướng dẫn và hỗ trợ cho người tham dự một cách nhanh chóng và hiệu quả.

2.3. Sau sự kiện

Truyền thông sau sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu quả và kéo dài giá trị của sự kiện, tạo ra hiệu ứng lan truyền, mở rộng phạm vi tiếp cận và nuôi dưỡng mối quan hệ với khách tham dự. Để thực hiện truyền thông sau sự kiện hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Bước 1 – Xác lập mục tiêu cụ thể của chiến dịch truyền thông sau sự kiện và đối tượng mục tiêu

Ví dụ như: Đối tượng là các chủ doanh nghiệp và nhà quản lý đã tham dự sự kiện. Mục tiêu là 50% khách tham dự sự kiện chuyển đổi thành khách hàng thật sự; 75% khách tham dự sẵn sàng chia sẻ trải nghiệm và giới thiệu thương hiệu trên trang cá nhân của họ.

Bước 2 – Tạo nội dung truyền thông phù hợp với mục tiêu và đối tượng.

Bao gồm:

• Chia sẻ những khoảnh khắc đẹp và đáng nhớ của sự kiện.
• Tóm tắt nội dung chính của các bài phát biểu và hội thảo.
• Phỏng vấn khách tham dự và chia sẻ trải nghiệm của họ.
• Tạo các bài viết blog, video ngắn, phóng sự, tệp hình ảnh… về sự kiện.

Bước 3 – Thực hiện truyền thông về sự kiện đã thành công trên các kênh khác nhau:

Gồm có:

• Mạng xã hội: Bài viết và hình ảnh sự kiện.
• Email marketing: Gửi email cảm ơn, thông tin tóm tắt sự kiện, gửi quả tặng hoặc ưu đãi độc quyền dành cho khách tham dự…
• Website: Đăng bài viết, hình ảnh, video về sự kiện.
• Báo chí: Gửi thông cáo về sự kiện để PR cho thương hiệu.

Bước 4 – Duy trì kết nối với khách tham dự và các đối tượng tiềm năng khác

Mục tiêu của bước này là biến những khách tham dự thành những khách hàng trung thành, yêu thích và sẵn sàng giới thiệu doanh nghiệp với mọi người xung quanh.

• Duy trì liên lạc với khách hàng tham dự sau sự kiện qua email, số điện thoại hoặc mạng xã hội.
• Cung cấp thông tin hữu ích và cập nhật về các hoạt động của doanh nghiệp.
• Tạo dựng mối quan hệ lâu dài và thúc đẩy sự trung thành của khách hàng

3. Cách viết bài truyền thông sự kiện

Bài viết truyền thông sự kiện hay còn được gọi là bài viết PR sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút sự chú ý, tăng nhận thức và thúc đẩy khách hàng tham gia sự kiện. 

Có nhiều loại bài viết để truyền thông trong một sự kiện ví dụ như giới thiệu sự kiện, cập nhật lịch trình trước sự kiện, trong sự kiện, bài viết thông cáo báo chí sau sự kiện…

Cách viết bài truyền thông sự kiện hay và thu hút mà Trường Doanh nhân HBR gợi ý gồm các bước triển khai như sau:

• Xác định mục tiêu của bài viết như tăng nhận thức, thu hút tham gia, tạo leads, cảm ơn khách tham dự, PR trên báo chí…
• Hiểu rõ đối tượng mục tiêu bằng cách phân tích thông tin và lựa chọn ngôn ngữ, nội dung và cách thức truyền tải sao cho phù hợp.
• Lập kế hoạch chi tiết cho nội dung bài viết, thời gian đăng tải và kênh truyền thông.
• Triển khai bài viết, chú ý tạo tiêu đề hấp dẫn, nội dung đầy đủ thông tin, trình bày sinh động bằng cách kết hợp với hình ảnh, video, infographic…
• Đưa lời kêu gọi hành động CTA vào bài viết và khéo léo lồng ghép các thông tin quan trọng về sản phẩm/ dịch vụ.
• Đăng tải bài viết lên các kênh mục tiêu, đảm bảo sự phù hợp giữa nội dung – kênh và đối tượng độc giả.
• Tương tác với độc giả bằng cách trả lời bình luận và theo dõi hiệu quả bài viết thông qua các công cụ phân tích kênh.

Nguyên tắc của một bài viết truyền thông sự kiện hiệu quả:

• Nêu được thông tin cốt lõi về sự kiện: Bản đồ địa điểm, chỗ lưu trú, phương tiện di chuyển… để người đọc dễ dàng nắm bắt, đăng ký và tham dự.
• Nội dung bài viết phải nhất quán với concept truyền thông sự kiện: Bài viết được triển khai với tinh thần, thông điệp và phong cách chung của chiến dịch truyền thông sự kiện. Bao gồm văn phong, hình ảnh, video… nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, thống nhất.
• Bài viết có sự phù hợp với hình ảnh thương hiệu và doanh nghiệp: Bài viết PR cho sự kiện phù hợp với văn hóa và giá trị cốt lõi của thương hiệu, hình ảnh và các thiết kế khác bài viết phải đảm bảo sự phù hợp với bộ nhận diện thương hiệu.

Một số bí quyết để bài viết truyền thông cho sự kiện thêm hấp dẫn:

• Kể chuyện: Sử dụng kỹ thuật storytelling để thu hút người đọc và truyền tải thông điệp một cách hiệu quả.
• Sử dụng số liệu: Đưa vào bài viết và thiết kế hình ảnh các số liệu thống kê, dữ liệu nghiên cứu để tăng tính thuyết phục.
• Trích dẫn ý kiến của diễn giả, chuyên gia hoặc người tham dự để tăng độ tin cậy.
• Tạo sự khan hiếm: Nhấn mạnh số lượng vé giới hạn, thời gian đăng ký có hạn để tạo sự cấp bách.
• Tổ chức minigame: Tổ chức minigame trên mạng xã hội để thu hút sự tham gia và tương tác.
• Khuyến khích độc giả chia sẻ bài viết để lan tỏa và tiếp cận nhiều đối tượng mục tiêu hơn.

Tóm lại, kế hoạch truyền thông trước trong và sau sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo thực hiện quảng bá đầy đủ, bài bản và nhất quán cho sự kiện. Từ đó, sự kiện thu hút được nhiều người tham gia và sự quan tâm của công chúng, góp phần nâng cao nhận thức và mức độ uy tín của thương hiệu.

4. Các phần mềm hỗ trợ tổ chức, quản lý và truyền thông sự kiện

Sử dụng phần mềm hỗ trợ truyền thông sự kiện là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả cho sự kiện.

Dưới đây là một số phần mềm hỗ trợ truyền thông sự kiện phổ biến:

• Eventbrite: Nổi tiếng với tính năng tạo trang web sự kiện, bán vé và quản lý danh sách khách tham dự. Phần mềm cung cấp nhiều gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp quy mô khác nhau.
• Hootsuite: Có chức năng quản lý nhiều tài khoản mạng xã hội cùng lúc, lên lịch bài đăng và theo dõi hiệu quả chiến dịch truyền thông… Phần mềm cung cấp nhiều tính năng hữu ích cho việc tăng tương tác và thu hút khách hàng trên mạng xã hội.
• MailChimp: Đây là công cụ email marketing giúp quản lý danh sách email, theo dõi hiệu quả chiến dịch. Phần mềm cung cấp nhiều mẫu email đẹp mắt và nhiều tính năng hữu ích để tăng tỷ lệ mở email và thu hút khách hàng.
• Zoho Projects: Đây là phần mềm quản lý dự án, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc hiệu quả, làm tăng hiệu quả làm việc nhóm và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
• Asana: Công cụ chuyên quản lý công việc, chia sẻ tệp tin và giao tiếp với các thành viên trong nhóm giúp đảm bảo mọi người trong nhóm đều cập nhật tiến độ công việc. 

Kế hoạch truyền thông sự kiện nếu được xây dựng, tính toán chi tiết sẽ mang lại hiệu quả cao, đóng vai trò quan trọng trong thành công của sự kiện. Đồng thời, nó cũng giúp quảng bá hình ảnh thương hiệu, các sản phẩm, dịch vụ đến người tiêu dùng một cách thu hút, ấn tượng.

Truyền thông sự kiện là gì?

Truyền thông sự kiện là một chuỗi hoạt động được triển khai nhằm mục đích quảng bá hình ảnh, thông tin sự kiện đến các đối tượng nhất định. Đây thường là cách để các cá nhân, doanh nghiệp, cơ quan tiếp cận gần hơn với khách hàng hoặc nhân sự trong công ty mình.

Truyền thông tổ chức sự kiện gồm có 3 công đoạn chính, cần được đầu tư về mặt nội dung, kế hoạch truyền tải thông tin cũng như đo lường hiệu quả công việc trước, trong và sau sự kiện. Những hoạt động này thường do bộ phận Marketing trong các doanh nghiệp, cơ quan thực hiện. Họ cần nghiên cứu, lên kế hoạch và chịu trách nhiệm triển khai từng công đoạn để đạt được kết quả như mong muốn.

Hầu hết các doanh nghiệp đều dành nhiều thời gian cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện để hướng đến nhóm đối tượng khách hàng tiềm năng hoặc đối tác trong tương lai. Tuy nhiên, muốn truyền thông có hiệu quả, gia tăng sự uy tín, chuyên nghiệp của thương hiệu trên thị trường, người lên kế hoạch cũng cần tuân thủ một số nguyên tắc truyền thông phổ biến.

Nguyên tắc truyền thông sự kiện đạt hiệu quả cao

Tùy theo quy mô, tầm quan trọng của sự kiện, doanh nghiệp có thể phân bổ nhân sự để lên kế hoạch, tổ chức phù hợp, đảm bảo sự chuyên nghiệp. Dù sự kiện lớn hay nhỏ, người lên kế hoạch truyền thông cũng cần chú ý những nguyên tắc sau để truyền tải thông tin, hình ảnh một cách chính xác, đúng mục đích.

Xác định đối tượng truyền thông

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định chính xác đối tượng khách mời. Hãy nghiên cứu và liệt kê một số tiêu chí để đánh giá khách mời tiềm năng mà doanh nghiệp đang hướng tới như giới tính, độ tuổi, sở thích, công việc, đặc điểm tâm lý… Dựa trên cơ sở đó, người lên kế hoạch truyền thông có thể xây dựng những nội dung phù hợp, có giá trị để cung cấp đến họ.

Bí quyết để truyền thông hiệu quả, tiếp cận thành công các đối tượng khách mời chính là hiểu rõ mong muốn, “gãi đúng chỗ cần gãi” của họ. Từ đó, nội dung được truyền tải sẽ nhận lại những hiệu ứng tương tác tích cực.

Tận dụng các kênh truyền thông tối đa

Đây là một trong những nguyên tắc quan trọng khi xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện vì đối tượng khách mời tiềm năng ở khắp mọi nơi. Tận dụng đa kênh truyền thông sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải rộng rãi nội dung và hình ảnh của sự kiện, tiếp cận nhiều tệp khách hàng hơn.

Kênh truyền thông đại chúng:

Đây được hiểu là các hoạt động lan truyền thông tin trong cộng đồng, dẫn đến sự hình thành dư luận xã hội. Phương tiện của kênh này vô cùng đa dạng, có thể là sách, tạp chí, điện ảnh hay truyền hình, báo đài…

Khi sử dụng kênh đại chúng để truyền thông sự kiện, doanh nghiệp có thể cung cấp những thông tin có giá trị tới đối tượng khách mời một cách nhanh chóng. Đồng thời, đây là những kênh được công chúng tiếp cận khá phổ biến, có độ uy tín nhất định. Vì vậy, chúng có khả năng giúp thông tin, hình ảnh của sự kiện phủ sóng rộng rãi, tăng độ nhận diện thương hiệu cho công ty.

Trong các phương tiện truyền thông đại chúng, truyền hình là kênh ít được doanh nghiệp lựa chọn vì chi phí cao. Phát thanh có chi phí thấp hơn nhưng lại hạn chế về mặt thông tin hình ảnh. Nếu sử dụng báo giấy có thể truyền tải tốt thông tin về sự kiện, tuy nhiên, thương hiệu cần lưu ý về thời gian phát hành cũng như đối tượng bạn đọc của tờ báo đó.

Kênh Digital Marketing:

Digital Marketing hay kênh truyền thông online được hiểu là phương tiện truyền tải thông tin qua mạng Internet. Trong kỷ nguyên số, đây là kênh được nhiều doanh nghiệp, cá nhân đầu tư mạnh để làm truyền thông sự kiện. Hiện nay, 79,1% dân số Việt Nam đang sử dụng Internet (theo số liệu năm 2023 do Vnetwork cung cấp), điều này chứng minh việc dùng các kênh truyền thông online đang “lên ngôi”.

Facebook, Instagram, Tiktok, Zalo hay Youtube… là những nền tảng chính, có hiệu quả cao trong kênh Digital Marketing. Chúng giúp các thương hiệu thu hút sự quan tâm của công chúng, tạo ra tương tác với người xem. Thông thường, khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ chi trả cho những nền tảng này để thu về được khách hàng tiềm năng (lead).

Để làm được điều ấy, bộ phận Marketing của công ty phải tập trung vào việc sáng tạo nội dung phù hợp và chạy quảng cáo đến đúng tệp khách hàng tiềm năng. Các trích dẫn (quotes) hoặc các loại hình đa phương tiện như hình ảnh, video được chia sẻ trong suốt quá trình sự kiện diễn ra thường thu hút nhiều lượt truy cập của người xem. Vì vậy, hãy tạo các bản tin có khả năng chia sẻ rộng rãi, cuộc khảo sát hay thậm chí là các teaser, trailer, livestream trực tiếp… chương trình.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể lựa chọn cách gửi email marketing thông báo về sự kiện hay quảng cáo banner trên các website có lượng truy cập lớn.

Ấn phẩm quảng cáo:

Ấn phẩm quảng cáo là những sản phẩm truyền thông được làm từ công nghệ in ấn như poster, standee, tờ rơi, tờ gấp… hoặc phát hành dưới dạng online như website, logo, video, banner…

Những ấn phẩm này là kết quả của ý tưởng sáng tạo trong tổ chức sự kiện, trên đó chứa thông tin về thương hiệu, nội dung sự kiện. Vì vậy, chúng đóng vai trò cung cấp thông tin; đồng thời giúp doanh nghiệp tiếp cận trực tiếp với khách mời, tạo ấn tượng nhờ những thiết kế chuyên nghiệp, bắt mắt.

• Activation marketing:

Activation Marketing được hiểu là các hành động nhằm mục đích kích hoạt, làm cho sự kiện của doanh nghiệp được nhiều người biết đến, tăng tương tác của khách mời thông qua một số trải nghiệm.

Kênh truyền thông này có hiệu quả cao trong việc thu thập dữ liệu người tham gia sự kiện cũng như những mong muốn của họ. Đồng thời, Activation Marketing cũng giúp doanh nghiệp nhận được phản hồi của khách mời ngay lập tức khi họ tương tác với sự kiện.

Hiện nay, một số hình thức Activation Marketing được ứng dụng phổ biến trong truyền thông sự kiện là giới thiệu trực tuyến, tiếp thị khuyến mãi – tặng quà cho người tham gia…

Xây dựng kế hoạch rõ ràng, hiệu quả

Đặc biệt, để truyền thông sự kiện một cách đúng quy trình, thuận lợi và tạo dấu ấn riêng, Marketers cần xây dựng một kế hoạch cụ thể. Trong đó, các bước từ nghiên cứu thực trạng, tài chính, nhân lực, thị trường đến đưa ra phương thức truyền thông thích hợp phải được triển khai đầy đủ, rõ ràng.

Điều này sẽ tạo nên sự thành công nhất định cho việc truyền thông sự kiện, đề xuất những biện pháp ứng phó tốt khi có sự cố xảy ra. Ngoài ra, kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn tài chính, nhân lực sẵn có một cách khoa học, hiệu quả hơn.

Trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện, bộ phận Marketing có thể đánh giá được mức độ thành công của sự kiện. Từ đó, doanh nghiệp cũng rút kinh nghiệm và có sự thay đổi, chuẩn bị chuyên nghiệp hơn cho những lần tiếp theo.

Một chiến lược truyền thông sự kiện hiệu quả cần đáp ứng một số yếu tố như: có slogan ấn tượng; nhiều ý tưởng sáng tạo, độc đáo; nguồn phát thông điệp hay kênh truyền thông phù hợp.

Hướng dẫn xây dựng kế hoạch truyền thông sự kiện chi tiết

Kế hoạch truyền thông sự kiện cần được xây dựng bao gồm 3 giai đoạn chính: trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện. Ở mỗi thời điểm, Marketers cần xác định rõ mục tiêu cụ thể, các bước thực hiện để triển khai chiến dịch một cách có hiệu quả.

Quá trình truyền thông trước sự kiện

Đây là quá trình truyền thông đóng vai trò thông báo đến khách hàng, đối tác về sự tồn tại của doanh nghiệp, đồng thời thu hút sự quan tâm của các đối tượng mục tiêu tham gia sự kiện.

Vì vậy, trước hết công ty cần nghiên cứu, xác định khách mời tiềm năng dựa trên các yếu tố như độ tuổi, vị trí xã hội, sở thích, nhu cầu… Từ đó, mục tiêu truyền thông sự kiện sẽ trở nên cụ thể, rõ ràng hơn nhằm hướng đến tạo nên sự hải lòng, kích thích mong muốn của người tham gia.

Một số hoạt động truyền thông trước sự kiện:

• Tạo Fanpage sự kiện: nhằm cập nhật các thông tin giới thiệu chung về sự kiện như lịch trình, thời gian, diễn giả xuất hiện, địa điểm…
• Sáng tạo nội dung trên Fanpage: thường xuyên đăng tải những thông tin quan trọng, thú vị liên quan đến sự kiện, đặc biệt phải chú ý đến yếu tố tương tác với công chúng
• Tạo event trên Facebook: thời gian lý tưởng cho việc này là từ 5 – 7 ngày trước khi sự kiện diễn ra nhằm kêu gọi mọi người đăng ký tham gia
• Chạy quảng cáo: dù nội dung sự kiện hấp dẫn nhưng nếu không được quảng bá rộng rãi tới nhiều người thì cũng khó tiếp cận các khách mời mục tiêu
• Gửi Email Marketing: đây là hình thức truyền thông tuy cũ nhưng vẫn luôn hữu hiện để tiếp cận với khách mời tiềm năng nếu biết cách tạo nội dung thú vị. Tuy nhiên, để làm được điều này, trước hết phải có nguồn data chất lượng.
• Tạo các chiến dịch ưu đãi: hoạt động này nhằm thúc đẩy người tham dự đăng ký sớm
• Tổ chức minigame, give away có các phần thưởng liên quan đến sự kiện để tạo tương tác, đồng thời thu thập data khách mời
• Các hoạt động giai đoạn cận sự kiện: thường vào khoảng từ 7 – 10 ngày trước khi sự kiện diễn ra, doanh nghiệp nên thường xuyên thông báo về hạn cuối bán vé, đóng cửa đăng ký; đếm ngược thời gian; chia sẻ ảnh hậu trường để kích thích sự tò mò; tiết lộ diễn giả, khách mời, nhân vật đặc biệt…

Truyền thông trong sự kiện

Suốt quá trình diễn ra sự kiện, doanh nghiệp vẫn cần lên kế hoạch truyền thông để cập nhật thông tin về những hoạt động đang diễn ra. Điều này giúp quảng bá hình ảnh thương hiệu tốt hơn, đồng thời có thêm tư liệu truyền thông cho những sự kiện tiếp theo của doanh nghiệp. Ngoài ra, đối với các sự kiện kéo dài, hoạt động này còn có ích trong việc kích thích công chúng có cảm giác không được bỏ lỡ và phải đến tham gia ngay.

Một số hoạt động truyền thông trong sự kiện:

• Tường thuật sự kiện trong suốt thời gian diễn ra bằng cách Livestream; đăng tải thông tin, hình ảnh lên Fanpage
• Tương tác với người xem bằng các câu hỏi và vote.

Truyền thông sau sự kiện

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thường chú trọng đến truyền thông trước sự kiện nhưng lại bỏ qua giai đoạn sau sự kiện, dẫn đến công tác tổ chức không đạt hiệu quả như mong muốn. Đây là các hoạt động nhằm gợi nhắc khách mời ghi nhớ sâu sắc hơn về sự kiện, đồng thời giúp thông điệp của doanh nghiệp tiếp cận rộng rãi đến người quan tâm.

Một số hoạt động truyền thông sau sự kiện:

• Đăng tải hình ảnh, video, nội dung recap sự kiện lên các phương tiện truyền thông
• Gọi điện hoặc gửi email cảm ơn vì sự tham gia của khách mời
• Thu thập, đăng tải các bài báo đưa tin về sự kiện
• Cung cấp tài liệu cho những người không tham gia được
• Gợi nhắc về các sự kiện tiếp theo (nếu có).

Bên cạnh đó, khi sự kiện kết thúc, bộ phận Marketing cũng cần tổng hợp kết quả, đánh giá hiệu quả của chiến dịch truyền thông dựa trên các chỉ số:

• Số lượng người đăng ký, người tham dự
• Các chỉ số truyền thông trên social media: lượt truy cập, lượng tương tác…

Để lập kế hoạch truyền thông chính xác, chi tiết, nhanh chóng hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng một số công cụ hỗ trợ phổ biến như SWOT, BCG, BSC…

Mẫu kế hoạch truyền thông sự kiện tham khảo

Để có thể tạo nên sự kiện hiệu quả và thu hút, việc tham khảo kế hoạch mẫu là điều cần thiết. Kế hoạch truyền thông sự kiện dưới đây sẽ là cứu cánh giúp bạn khơi gợi ý tưởng dễ dàng hơn.

Phần phân tích

Bối cảnh diễn ra sự kiện

Bối cảnh để sự kiện được diễn ra như thế nào? Khi xác định được điều này tức là bạn sẽ dễ dàng định hướng được những gì cần chuẩn bị ngay từ bước đầu tiên.

Khi phân tích về bối cảnh thì vấn đề mà bạn cần quan tâm thực chất là những gì đang diễn ra trong chính doanh nghiệp bạn:

• Định vị thương hiệu doanh nghiệp của bạn là gì?
• Sự kiện mà bạn đang làm là về vấn đề gì? Mục đích sự kiện là gì?
• Kế hoạch thực hiện bao gồm sự kiện nhỏ nào? Kể cả sự kiện bao quát và các sự kiện con như triển lãm, hội thi, hội thảo,…
• Các mốc thời gian quan trọng là gì?
• Nhân vật tham gia chính trong sự kiện? Có những ai trong công ty bạn tham gia? Có đối tác đồng tổ chức nào không? Có sự góp mặt của những tổ chức bên ngoài nào?

Tổng quan về môi trường bên ngoài

Tiếp sau bối cảnh thì bạn cần xem xét những gì có thể tác động tới sự kiện mà doanh nghiệp của bạn tổ chức. Để phân tích về môi trường ngoài, bạn có thể chọn 1 trong 2 mô hình sau.

• Mô hình PEST (Political – Chính trị, Economic – Kinh tế, Social – Xã hội, Technological – Công nghệ):

Đây là một mô hình hữu ích để xác định những ảnh hưởng của từng yếu tố từ thị trường tác động tới sự kiện của bạn. Tuy nhiên mô hình này thường phù hợp với các sự kiện có tầm cỡ.

• Mô hình SWOT (Strengths – Điểm mạnh, Weaknesses – Điểm yếu, Opportunities – Cơ hội, Threats – Thách thức)

Đây là mô hình được áp dụng phổ biến. Việc nắm được ưu, nhược điểm sẽ cho bạn một cái nhìn khái quát nhất về nội lực của doanh nghiệp. Từ đó có thể biết được cơ hội và thách thức của sự kiện khi nó được tổ chức.

Một số gợi ý sau có thể giúp bạn điền vào các mục trong mô hình phân tích:

• Đối thủ của bạn đã từng có một sự kiện tương tự chưa? Điều gì khiến khách hàng quan tâm tới đối thủ của bạn mà không phải là bạn và ngược lại?
• Những gì diễn ra trong sự kiện có tuân thủ đúng pháp luật và văn hoá không?
• Có hot trend nào gần đây có thể giúp ích cho sự kiện này hay không?
• Xu hướng phát triển trong lĩnh vực kinh doanh của bạn là gì?
• Những yếu tố nào về kinh tế liên quan tới sự kiện của bạn?

Các đối tượng liên quan tới sự kiện

Phần này chủ yếu phân tích về yếu tố con người có ảnh hưởng trực tiếp đến cũng như từ sự kiện. Đó có thể là khách hàng, là nhà đầu tư, là nhà báo,…Tùy từng đối tượng sẽ có các phản ứng khác nhau đối với sự kiện của bạn.

Hãy nhớ rằng, ngoài đối tượng ủng hộ thì cũng sẽ tồn tại nhóm có phản ứng tiêu cực. Do đó, cần phải chú ý đến cả những tiêu cực có thể xảy ra ngoài việc phân tích về lợi ích thu được. Chỉ như vậy thì bạn mới có thể đưa ra sẵn kế hoạch dự phòng cho các trường hợp rủi ro.

Phần lập kế hoạch

Mục tiêu

Đối với bất kỳ chương trình nào được tổ chức ra thì việc có một bản kim chỉ nam mục tiêu luôn là điều tiên quyết. Khi xác định mục tiêu thì bạn phải tỉnh táo, đừng nhầm lẫn giữa mục tiêu truyền thông và mục tiêu kinh doanh. Sự kiện này có thể được tổ chức rất thành công, nhưng bạn không thể đảm bảo rằng doanh thu sẽ tăng lên gấp đôi nhờ hiệu ứng truyền thông được.

Do đó, bạn có thể đưa ra một số câu hỏi cụ thể để bản kế hoạch được chi tiết như:

• Mục tiêu truyền thông có phải là để giới thiệu sản phẩm mới?
• Sự kiện này nhằm mục đích tìm kiếm sự quan tâm của khách hàng hay muốn xoa dịu vấn đề nào đó?
• Bạn có muốn giới thiệu sản phẩm tới các nhóm đối tượng lớn hơn hay không?

Ngoài ra, bạn không được bỏ qua các yếu tố để đo lường kết quả sau khi sự kiện đã hoàn tất. Mục tiêu của bạn phải đáp ứng được đầy đủ 5 tiêu chí SMART:

• Specific – Cụ thể
• Measurable – Có thể đo lường
• Achievable – Có thể đạt được
•  Relevant – Có liên quan
•  Time-bound – Có giới hạn thời gian.

 Công chúng mục tiêu

Việc kế hoạch truyền thông do bạn lên kế hoạch có thành công hay không phụ thuộc phần lớn vào việc bạn xác định đúng đối tượng mục tiêu. Khi đã đánh đúng vào nhóm đối tượng mục tiêu thì bạn có thể nhanh chóng triển khai thông điệp và chiến lược tiếp cận khách hàng.

Trong bản kế hoạch truyền thông của mình, hãy vạch ra mức độ quan trọng và tầm ảnh hưởng của các đối tượng khách hàng mà bạn sẽ tiếp cận trong sự kiện này. Hãy cân nhắc về vai trò của họ trong sự kiện. Kết quả cuối cùng sẽ là chân dung và hành vi điển hình để phát huy tầm ảnh hưởng của họ.

Bạn có thể tham khảo một số đối tượng mục tiêu tiềm năng như:

• Người nổi tiếng, có sức ảnh hưởng trong cộng đồng
• Các chuyên gia, phân tích chuyên môn
• Nhà lãnh đạo doanh nghiệp
• Báo chí.

Chiến lược truyền thông

Khi đưa ra chiến lược cho kế hoạch truyền thông, bạn cần hiểu rõ sự kiện này được phát triển đến đâu, tiếp cận điều gì và cần tiếp cận đến những ai.

• Kênh truyền thông bạn sử dụng là gì?
• Thông tin tiếp cận đến đối tượng mục tiêu là bạn chủ động hay họ tự tìm kiếm?
• Quá trình tiếp cận sẽ như thế nào?
• Sự tham gia của báo chí, mạng xã hội sẽ có vai trò gì? Diễn ra như thế nào?

Tuyên bố

Tuyên bố trong kế hoạch truyền thông thường chỉ được trình bày ngắn gọn trong khoảng 1 – 2 câu. Tuy nhiên, đây lại là phần tổng kết súc tích, đầy đủ nhất của toàn bộ kế hoạch bạn vạch ra cho sự kiện. Tuyên bố này sẽ là cơ sở then chốt giúp bạn phát triển các ý tưởng truyền thông và triển khai quy trình tổ chức sự kiện.

Thông điệp truyền thông

Thông điệp truyền thông được hiểu đơn giản là những gì bạn muốn nói với mọi người, muốn mọi người đề cập tới trong câu chuyện của họ về bạn, và cũng là những thứ mọi người nhớ được lâu nhất về sự kiện.

Khi xây dựng thông điệp thì bạn cần chú ý những điều sau:

• Thông điệp cần phải phù hợp với mục tiêu;
• Thông điệp cần truyền tải những gì đặc biệt và mới mẻ trong sự kiện;
• Có thể sử dụng các con số và tên riêng để tăng tính cụ thể;
• Thông điệp cần bao quát được tất cả công chúng mục tiêu: có thể là một thông điệp chung cho tất cả các đối tượng, hoặc mỗi nhóm có một thông điệp khác nhau.

Chiến thuật thực thi

Chiến thuật thực chất chỉ là quy trình thực hiện tổ chức sự kiện nhưng lại là trọng tâm trong một kế hoạch truyền thông. Nên cố gắng cụ thể hóa tất cả các quy trình từ việc lên timeline, thiết kế cho sự kiện và tìm đúng người để dẫn dắt trong suốt chương trình diễn ra.

Chiến thuật này cần phải đồng nhất với kế hoạch và tuyên bố để sự kiện được đối tượng mục tiêu nhắc đến thường xuyên. Hơn thế, trong quá trình thực hiện sự kiện, nếu công chúng chưa nhận thức đủ thông điệp thì cần thiết lập chiến thuật mới để nâng cao nhận thức trước khi đưa ra tuyên bố cho sự kiện.

Phân tích rủi ro

Bản kế hoạch truyền thông sự kiện không thể thiếu phần phân tích rủi ro của sự kiện. Cùng với kế hoạch triển khai chi tiết, người lập kế hoạch cần dự tính đến các rủi ro phát sinh mà trong quá trình diễn ra sự kiện và đồng thời chuẩn bị các phương án giải quyết hiệu quả để đối phó.

Dự trù kinh phí

Mọi kế hoạch truyền thông đều không thể thực hiện nếu không có kinh phí. Tất cả những kế hoạch trên đều sẽ tương ứng với một con số kinh phí dự trù. Các con số này càng chi tiết thì kế hoạch sẽ càng dễ được xét duyệt. Ngoài ra, dự trù ngân sách cũng giúp bạn cân đối được mục tiêu kế hoạch và năng lực tài chính của công ty.

 Tiêu chí đánh giá

Ngay khi đưa ra kế hoạch truyền thông thì bạn cần phải xác định từng giai đoạn cụ thể cho sự kiện. Như vậy thì khi sự kiện được diễn ra, chúng ta có thể đánh giá cụ thể từng phần. Việc đưa ra công cụ, phương pháp đánh giá cụ thể sẽ giúp dự án của bạn xoay chuyển theo hướng tốt hơn.

Bạn có thể đánh giá hiệu quả truyền thông qua một số cách thức sau:

• Có bao nhiêu bài báo đã đưa tin về sự kiện? Có bao nhiêu bài được đọc nhiều trong khoảng thời gian nhất đinh? Bài có đưa ra đúng thông điệp sự kiện của bạn hay không?
• Các bài đăng trên các mạng xã hội có bao nhiêu lượt tiếp cận và lượt tương tác?
• Traffic của website như thế nào? Tỷ lệ bỏ trang và thời gian trung bình truy cập trên trang là bao nhiêu?
• Bạn đã gửi được bao nhiêu email marketing? Tỷ lệ phản hồi là bao nhiêu?
• Có bao nhiêu bài đăng nhắc đến sự kiện của bạn trên Facebook?

Công cụ hỗ trợ lên kế hoạch truyền thông chi tiết

Với sự phát triển của công nghệ, nhiều công cụ hỗ trợ lên kế hoạch truyền thông ra đời, giúp con người thực hiện công việc một cách dễ dàng, có hiệu quả cao hơn.

SWOT

Mô hình SWOT bao gồm các yếu tố: Strengths (điểm mạnh) – Weaknesses (điểm hạn chế) – Opportunities (cơ hội) và Threats (thách thức). Thông thường, mô hình này được sử dụng để lập kế hoạch truyền thông sự kiện bằng cách phân tích chi tiết các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức có thể xảy ra. Điều này giúp người làm truyền thông tận dụng hiệu quả các điểm mạnh, cơ hội, đồng thời khắc phục những điểm yếu.

Kế hoạch càng được nghiên cứu, phân tích kỹ càng theo các tiêu chí trên thì tỷ lệ thành công của truyền thông sự kiện càng cao.

BCG

Nếu SWOT có xu hướng thiên về phân tích nội lực doanh nghiệp kết hợp các yếu tố khách quan thì BCG lại tập trung nhiều hơn vào cơ hội bên ngoài như lợi thế thị trường, nguồn lực cạnh tranh để lập kế hoạch truyền thông chi tiết.

Đây là chiến lược kinh doanh được xây dựng bởi Boston BCG, mô hình này tập trung phân tích 2 yếu tố dưới đây để đưa ra phương án truyền thông thích hợp:

• Thị phần: định vị thương hiệu trong tâm trí người tiêu dùng
• Triển vọng phát triển: đo mức độ tăng trưởng thị trường cho sản phẩm hoặc dịch vụ.

BSC

Đây là công cụ lập kế hoạch truyền thông hướng tới sự phát triển cân bằng giữa các yếu tố: quy trình – năng lực – tài chính – khách hàng. Mô hình BSC lấy cơ sở các đánh giá về sứ mệnh, tầm nhìn, con người và văn hóa doanh nghiệp để xây dựng kế hoạch phù hợp.

PORTER

Mô hình M.Porter “năm áp lực cạnh tranh” tập trung khai thác về các mối quan hệ, đối thủ cạnh tranh cùng ngành của doanh nghiệp trên thị trường. Qua đó, những điểm mạnh hay điểm yếu tương quan giữa công ty và các mối quan hệ cộng hưởng sẽ được phân tích chi tiết nhằm xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả.

Từ đó, người tổ chức có thể khai thác được tối đa những điểm độc đáo của doanh nghiệp để làm nên sự khác biệt cho sự kiện.

Như vậy, để lên kế hoạch truyền thông sự kiện hiệu quả, doanh nghiệp cần nghiên cứu mục tiêu, thực hiện từng bước một cách khoa học, cẩn thận. Trong đó, chiến lược cần được vạch ra cụ thể theo từng giai đoạn, với những hạng mục khác nhau, triển khai dựa trên sự giám sát chặt chẽ của công ty, đảm bảo tính chuyên nghiệp.